POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
- INTRODUCCIÓN.
El Hotel Playa Maui conscientes de la importancia que tiene la protección y el buen manejo de la información personal suministrada por los titulares de la información y conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la constitución política de Colombia, el cual desarrolla el derecho fundamental al Hábeas Data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, modificar y rectificar todos los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto públicos como privados, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de la información personal deben tener en cuenta.
Por tanto, y en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas aplicables sobre protección de datos personales en Colombia, adoptamos la presente Política de Tratamiento de la Información para garantizar el adecuado uso, recolección, almacenamiento, circulación, supresión y demás tratamientos de los datos personales obtenidos de nuestros clientes, empleados, proveedores y terceros.
- OBJETIVO.
Con la puesta en marcha de esta política, buscamos definir los estándares generales para la implementación, aplicación, monitoreo, sostenimiento y mejora continua del programa de cumplimiento de protección de datos personales que se le dará a todos nuestros clientes, proveedores, empleados y terceros, de quienes el Hotel Playa Maui ha obtenido legalmente información y datos personales para su operación.
- DEFINICIONES.
De conformidad con la normativa vigente, se adoptan las siguientes definiciones:
° Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Está puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
° Base de datos: Es el conjunto organizado de los datos personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
° Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas debidamente autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre Él en archivos o bases de datos.
° Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
° Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o un riesgo grave para el titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, tendencias políticas, pertenencia a grupos sociales, sindicatos, creencias religiosas o filosóficas, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.
Los datos personales de menores de edad se consideran datos sensibles, sin importar el tipo de dato. Para efectos de la presente política, El Hotel Playa Maui advierte el carácter facultativo que tiene el titular del dato personal, para suministrar este tipo de información en los casos en los cuales eventualmente puedan solicitarse.
° Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política.
Así mismo son datos públicos, los que en virtud de una deducción del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
° Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
° Dato personal semiprivado: Se refiere al dato que no tiene naturaleza íntima, reservada o pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
° Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del responsable.
° Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento, según lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 del 2012.
° Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de los datos.
° Titular del dato: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
° Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
° Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro y fuera de Colombia.
- PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
° Legalidad:
La recolección y uso de datos personales deben basarse en la ley y otras disposiciones legales.
° Finalidad:
Los datos solo deben usarse para fines específicos y legítimos, que deben ser informados al titular de los datos.
° Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
° Necesidad:
Solo se deben recopilar aquellos datos que sean necesarios para el propósito establecido.
° Transparencia:
Debe haber claridad sobre cómo se manejan los datos y los derechos de los titulares de los datos.
° Acceso y Rectificación:
Los titulares de los datos tienen derecho a acceder a sus datos, solicitar actualizaciones y correcciones, y solicitar la eliminación de sus datos cuando corresponda.
° Seguridad:
Se deben implementar medidas para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdidas o divulgaciones.
° Confidencialidad:
Se debe garantizar que la información personal se maneje con confidencialidad y solo sea accesible por personal autorizado.
- ASPECTOS IMPORTANTES DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
° Consentimiento:
Los hoteles deben obtener el consentimiento informado del titular antes de recopilar o usar sus datos personales.
° Almacenamiento y Retención:
Los datos deben almacenarse de forma segura y por el tiempo necesario para cumplir con los fines establecidos, de acuerdo con las leyes aplicables.
° Transferencia de Datos:
Si los datos se transfieren a terceros, se deben tomar medidas para garantizar que esos terceros también cumplan con las políticas de protección de datos.
° Derechos de los Titulares:
Los titulares de los datos deben poder ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a través de los canales designados por el hotel.
° Denuncias y Reclamos:
Debe existir un procedimiento para que los titulares de los datos puedan presentar quejas o reclamos sobre el tratamiento de sus datos.
° Actualización:
Las políticas de tratamiento de datos deben revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar cambios en la ley o en las prácticas del hotel.
- FINALIDAD DEL TRATAMIENTO.
El Hotel Playa Maui realizará el tratamiento de los datos personales de los titulares con los cuales se tiene establecida o se establecerá una relación permanente u ocasional, dentro del marco legal que regula la materia, y son todos aquellos necesarios para el cumplimiento del objeto social.
Los datos personales son recolectados y tratados, para:
HUESPEDES:
El Hotel Playa Maui tratará los datos personales de sus huéspedes y usuarios, para las siguientes finalidades:
° Registro dentro de las bases de datos de toda la información recopilada para la prestación de los servicios de hospedaje, pasadía, eventos y cualquier otro servicio que presta el Hotel Playa Maui.
° Gestionar reservas, pagos, facturación, y atención al cliente.
° Enviar información promocional, publicitaria y comercial del Hotel, salvo que el titular manifieste lo contrario.
° Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información de los servicios que presta y de aquellos servicios adicionales que pueda prestar en el futuro.
° Cumplir con obligaciones legales en materia comercial, tributaria, contable y de turismo.
° Manejar y mantener una base estadística de usuarios de nuestros servicios.
° Compartir los datos personales o las bases de datos, con terceros que apoyen las actividades comerciales, con operadores turísticos, empresas con las cuales se tiene convenio, empresas transportadoras, etc.
° Evaluar la calidad de los servicios prestados por el Hotel Playa Maui.
EMPLEADOS:
El Hotel Playa Maui tratará los datos personales de sus empleados para las siguientes finalidades:
° Para entrevistas, verificación de datos suministrados dentro del proceso de selección, pruebas psicotécnicas, cualificación y calificación de habilidades, etc.
° Gestionar y administrar la relación contractual del empleado, afiliación a seguridad social, reportes exigidos por la ley, pago de salarios, registro de grupo familiar y cumplir con todas las obligaciones legales en materia laboral.
° Almacenar los datos personales en un archivo central, con todas medidas de seguridad adecuadas.
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES:
El Hotel Playa Maui tratará los datos personales de sus contratistas y proveedores, para las siguientes
finalidades:
° Estudio, evaluación, selección y ejecución del contrato a que haya lugar, los datos personales de los empleados del contratista con fines de seguridad, verificación de cumplimiento de seguridad social y el pago de servicios prestados.
° Evaluar el desempeño y los resultados del proveedor o contratista a efectos de fortalecer los procesos de adquisición y compras.
° Realizar la verificación de antecedentes comerciales, reputacionales y posibles riesgos de relacionamiento asociados al lavado de activos y financiación del terrorismo.
- TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
El Hotel podrá tratar datos sensibles únicamente cuando:
° El titular haya dado su consentimiento explícito.
° Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
° El tratamiento se realice en el curso de actividades legítimas con garantía de confidencialidad.
° El tratamiento de imágenes por videovigilancia se realiza para fines de seguridad y control, siendo informados mediante avisos en zonas visibles.
- INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES.
De conformidad con la ley, el Hotel Playa Maui no tratará los Datos Personales de los niños y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y velará por el uso adecuado de estos datos, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.
- AUTORIZACION.
Con el procedimiento de Autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus Datos Personales y controle el uso de su información personal.
La Autorización también podrá consentirse por el Titular de la información mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la Autorización, como por ejemplo, su ingreso y permanencia a las instalaciones en edificios con sistemas de grabaciones de video vigilancia, y con registros de ingresos y salidas.
La autorización para el tratamiento de la información personal de los titulares en los diferentes escenarios descritos en la presente política, deberá ser otorgada de forma previa, expresa, informada y voluntaria, y su manifestación puede materializarse de forma escrita, verbal, mediante conductas inequívocas o por medios electrónicos en cada uno de los canales o puntos de captura de información asociados con la operación de la compañía.
Elementos clave de la autorización:
Previa:
La autorización debe otorgarse antes de iniciar el tratamiento de los datos personales.
Expresa:
Debe ser una manifestación clara y directa de la voluntad del titular.
Informada:
El titular debe conocer la finalidad del tratamiento, los derechos que le asisten, y la identidad de quién tratará sus datos (responsable y/o encargado).
Voluntaria:
La autorización debe ser libre, sin coacción ni presiones y debe poder retirarla en cualquier momento sin perjuicio alguno.
Mecanismos de obtención:
Puede ser por escrito, verbal, mediante conductas inequívocas o por medios electrónicos que permitan su consulta posterior.
Importancia de la autorización:
La autorización es fundamental para garantizar el derecho al habeas data, que protege la información personal de los ciudadanos. Al obtener la autorización, se asegura que los datos personales se utilicen de manera lícita y para los fines declarados.
Existen Excepciones a la necesidad de autorización:
Algunas excepciones donde la autorización no es necesaria, como en el caso de datos de naturaleza pública, situaciones de urgencia médica o sanitaria, o cuando exista una orden judicial que lo requiera.
En resumen, la autorización para el tratamiento de datos personales es un requisito esencial para proteger la privacidad y los derechos de los ciudadanos en el manejo de su información.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
° El titular de los datos personales tiene derecho a:
° Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
° Solicitar prueba del consentimiento otorgado.
° Ser informado sobre el uso que se le da a sus datos.
° Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
° Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
° Acceder de forma gratuita a sus datos personales que voluntariamente decida compartir con el Hotel Playa Maui.
Los datos personales y/o la información que el hotel Playa Maui recopila de usted, es la siguiente:
Persona natural: Nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, dirección, número de teléfono y/o celular, género, estado civil, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, correo electrónico, contacto en caso de accidente, datos financieros (información de tarjeta de crédito y/o cuenta bancaria).
Persona jurídica: Razón social, NIT, dirección, teléfono, celular, nombres y apellidos de contacto, correo electrónico, ciudad, país, datos financieros (cuentas bancarias).
Igualmente se recopilarán los datos biométricos como imágenes, video, audio, huellas dactilares que identifiquen o hagan identificable a nuestros clientes, usuarios o cualquier persona que ingrese o se encuentre o transite en cualquier lugar de las instalaciones del hotel en donde se hayan implementado dispositivos de captura de dicha información.
Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centro de procesamiento de datos ya sean propios o contratados con proveedores, lo cual es autorizado por nuestros clientes/usuarios, al aceptar la presente política de tratamiento y protección de los datos personales.
El Hotel Playa Maui se reserva el derecho a mejorar, actualizar, modificar, suprimir cualquier tipo de información, contenido, dominio o subdominio, que pudiera aparecer en el sitio web, sin que exista obligación de preaviso, entendiéndose como suficiente con la publicación en la página web del Hotel Playa Maui. Esto también con el ánimo de solucionar peticiones legales o internas y para la prestación o por el ofrecimiento de un portafolio con nuevos servicios y/o productos.
- MECANISMOS PARA EJERCER DERECHOS.
Para ejercer sus derechos, el titular podrá presentar consultas, reclamos o solicitudes de supresión o revocatoria a través de los siguientes medios:
Correo electrónico: reservas@hotelplayamaui.com
Dirección física: Calle 12 Vía al Encanto, Diagonal a la Manga de Coleo, Guamal, Meta
Línea de celular : 3108877094
Línea de WhatsApp: 3108877941
El procedimiento seguirá lo dispuesto por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
- MEDIDAS DE SEGURIDAD.
El Hotel adopta medidas administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, o uso indebido.
- VIGENCIA.
La presente política rige a partir de su aprobación y publicación, y los datos personales serán tratados mientras subsista la finalidad para la cual fueron recolectados o mientras el titular no solicite su supresión.